数字を読み解き、リスクに備える。財務の知識を、会社を守り育てる力に。

不正リスクへの備えは、特別な監視体制を整えることだけではありません。日々の業務に確認や承認の手順を組み込み、記録を残し、担当者が互いに確認できる状態をつくることが基本です。たとえば、支払の申請・承認・実行を一人に集中させない、取引の根拠となる書類を保存する、会計データへのアクセス権限を定期的に見直すといった工夫は、不正の機会を減らすとともに、誤りの早期発見にも役立ちます。企業の規模や人員に応じて、無理なく継続できる仕組みを設計することが重要です。

内部統制は、規程を作って終わりではありません。承認が形式だけになっていないか、例外処理の理由が記録されているか、担当者が不自然な取引を相談できる環境があるかを定期的に確認します。財務諸表の数字だけを見るのではなく、取引の発生から記録、承認、支払までの流れを追うことで、数字の背景にある業務上の弱点にも気づきやすくなります。現場の意見を聞きながら手順を見直し、担当者への教育を続けることが、統制を実際に機能させる土台になります。

不正の疑いに気づいたときは、断定や憶測を避け、まず確認できる事実を整理します。対象となる取引、金額、時期、関係する書類やシステム記録を確認し、日時や確認内容を客観的に記録してください。関係するデータやメール、証憑などは、改変や削除が起きないよう、社内ルールと適用される法令に沿って適切に保全します。疑いのある関係者へ不用意に問いただしたり、情報を広く共有したりすると、調査に影響するおそれがあるため、情報の取り扱いには慎重さが必要です。

次に、社内の報告・相談窓口や経営層、法務・人事など、事案に応じた適切な関係者へ速やかに連携します。誰に、どの範囲まで共有するかを明確にし、必要に応じて外部の専門家にも相談しながら、公平性と秘密保持に配慮して事実確認を進めます。調査の過程では、関係者の権利やプライバシーを尊重し、記録に基づいて判断することが大切です。

対応は事実の確認だけで終わりません。原因となった手続きの不備や権限の偏り、確認不足、相談しにくい職場環境などを振り返り、是正措置と再発防止策につなげます。承認手順の変更、アクセス権限の見直し、定期的な照合、研修や相談体制の整備など、原因に応じた対策を講じ、その後も実施状況を確かめます。内部統制を日々の経営管理に活かし、落ち着いた初動と継続的な改善を重ねることが、会社を守り、健全な成長を支える力になります。